RGPD, KYC, LCB-FT : todo lo que hay que saber sobre las obligaciones legales en materia de identidad

1. Introducción

En los últimos años, la cuestión de la identidad y la protección de los datos personales se ha vuelto crucial. El auge de lo digital ha multiplicado los intercambios en línea, las posibles estafas y los riesgos ligados al uso indebido de la información personal. Para enmarcar y asegurar estos usos, han aparecido —o se han reforzado— distintos marcos legales.

Entre ellos, tres siglas destacan con frecuencia: RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), KYC (Know Your Customer, o «Conozca a su cliente») y LCB-FT (Lucha contra el Blanqueo de Capitales y la Financiación del Terrorismo). ¿A qué remiten exactamente? ¿Qué obligaciones imponen en materia de identidad? Es lo que veremos a continuación.

2. Comprender las siglas y sus implicaciones

2.1. ¿Qué es el RGPD?

El RGPD, o Reglamento General de Protección de Datos, es un texto europeo en vigor desde mayo de 2018. Su objetivo principal es proteger los datos personales de los ciudadanos de la Unión Europea, en particular:

• Haciendo que empresas y organismos sean más responsables en la forma en que recopilan y tratan los datos.
• Otorgando a las personas mayor control sobre su información (derecho de acceso, derecho al olvido, portabilidad).
• Previniendo usos abusivos o no autorizados de los datos.

En la práctica, el RGPD exige a las entidades demostrar que tienen un interés legítimo o un consentimiento explícito para poseer y utilizar los datos de las personas. En el ámbito de la identidad, esto se traduce en la obligación de justificar toda recopilación de documentos (copia de DNI, pasaporte, etc.) y de establecer medidas de seguridad adecuadas para evitar filtraciones o pirateos.

Enlace al texto original: sitio de la Unión Europea.

2.2. KYC: “Know Your Customer”

KYC (Know Your Customer) significa literalmente «Conozca a su cliente». Este proceso consiste en verificar la identidad y la legitimidad de las personas con las que se establece una relación comercial o de servicio. Muy extendido en los sectores bancario y financiero, el KYC también se practica en otros ámbitos (plataformas de pago, marketplaces, etc.).

Sus objetivos son múltiples:

• Combatir el fraude: asegurar que la persona declarada es realmente quien realiza la transacción o la contratación.
• Proteger la reputación de la empresa: comprobar que el futuro cliente no figura en listas de personas buscadas por actividades delictivas o terroristas.
• Cumplir las obligaciones legales: especialmente las relacionadas con la LCB-FT (ver más abajo).

En términos prácticos, los procedimientos KYC implican solicitar documentos de identidad, verificar su autenticidad e incluso realizar controles automatizados (software de reconocimiento facial, verificación de firmas, etc.).

2.3. LCB-FT: Lucha contra el Blanqueo de Capitales y la Financiación del Terrorismo

La LCB-FT engloba todas las leyes y reglamentaciones destinadas a detectar y prevenir el blanqueo de dinero y la financiación de actividades terroristas. En la Unión Europea se han adoptado varias directivas para reforzar estas medidas. Las empresas afectadas (bancos, aseguradoras, plataformas de criptoactivos, etc.) deben:

• Implementar procedimientos de alerta y vigilancia reforzada.
• Supervisar las transacciones sospechosas y comunicarlas a las autoridades competentes (en Francia, a TRACFIN).
• Conservar pruebas de la identidad de sus clientes y de la naturaleza de las operaciones.

La relación con el KYC es estrecha: el primer paso para combatir el blanqueo consiste en asegurarse de conocer realmente la identidad de la persona que realiza la transacción.

3. Obligaciones legales en materia de identidad

3.1. Recogida y tratamiento de datos personales

Cuando una organización (banco, e-commerce, asociación, etc.) recopila documentos de identidad o información sensible, debe hacerlo sobre una base jurídica clara. Dicha base puede ser:

• El consentimiento: la persona acepta explícitamente la recogida y el uso de sus datos.
• La obligación legal: la legislación impone la recogida (por ejemplo, para la apertura de una cuenta bancaria).
• El interés legítimo: la organización tiene un interés legítimo en recopilar estos datos, pero debe asegurarse de no vulnerar los derechos fundamentales de la persona.

El principio de finalidad exige que los datos no se utilicen para fines distintos de los comunicados inicialmente. Así, si se solicita un justificante de identidad para un control KYC, no puede emplearse con fines de marketing sin que la persona haya sido informada y haya prestado su consentimiento.

3.2. Verificación de identidad y conservación de las pruebas

En materia de RGPD, los datos personales deben conservarse únicamente durante el tiempo necesario para los fines previstos. No obstante, en el marco de las obligaciones legales relativas a la LCB-FT, puede exigirse conservarlos durante más tiempo (a menudo cinco años, o incluso más según los casos) para justificar las verificaciones realizadas.

Estas obligaciones incluyen, en particular:

• La recopilación y verificación de documentos oficiales (DNI, pasaporte, permiso de conducir, etc.).
• La conservación segura de estos documentos en una base de datos protegida (cifrado, acceso restringido).
• Un seguimiento de los controles: puede llevarse un registro para demostrar que la verificación de identidad se ha realizado correctamente.

3.3. Declaración y notificación

Los profesionales sometidos a la LCB-FT deben ser especialmente vigilantes respecto a las transacciones inusuales o sospechosas:

• Declaración de sospecha: si una operación parece proceder de fondos ilícitos o estar vinculada a actividades criminales, la empresa debe comunicarla a las autoridades competentes (en Francia, TRACFIN).
• Seguimiento continuo: más allá de la apertura de la cuenta, es necesario supervisar las operaciones para detectar posibles comportamientos de riesgo a lo largo del tiempo.

4. Riesgos y sanciones

4.1. Riesgos de incumplimiento

• Sanciones financieras: las multas previstas por el RGPD pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual mundial de la empresa (se aplica el importe más alto). En el ámbito de la LCB-FT, los reguladores pueden imponer sanciones muy elevadas a un banco u organismo financiero en caso de incumplimiento.
• Riesgos reputacionales: además de las sanciones económicas, la divulgación de fallos de seguridad o de falta de conformidad puede dañar la imagen de la empresa y ahuyentar a la clientela.

4.2. Ejemplos concretos

• Escándalos de filtraciones de datos: grandes empresas tecnológicas ya han sido sancionadas por violaciones de la protección de datos.
• Bancos sancionados: algunas entidades financieras han recibido fuertes multas por no aplicar correctamente sus obligaciones de vigilancia y declaración en el marco de la LCB-FT.

5. Buenas prácticas y puesta en conformidad

5.1. Establecer procedimientos internos

Un primer paso crucial es realizar una auditoría de los datos recopilados: qué información se posee, con qué fines, quién tiene acceso, etc. Esto permite:

• Identificar los posibles puntos de incumplimiento.
• Implantar procedimientos claros para la recogida, validación y conservación de los documentos de identidad.
• Formar y sensibilizar a los equipos sobre los retos de la protección de datos, el KYC y la LCB-FT.

5.2. Dotarse de herramientas y soluciones tecnológicas

Para ganar en eficacia y fiabilidad :

• Herramientas KYC/AML (Anti-Money Laundering) : automatizan la verificación de identidad, comprueban la validez de los documentos y realizan contrastes con bases de datos oficiales o listas de sanciones internacionales.
• Gestión electrónica de los consentimientos : permiten registrar cuándo y cómo la persona otorgó su consentimiento para el uso de sus datos, un requisito clave del RGPD.
• Actualización y mantenimiento regulares : las herramientas deben mantenerse al día para seguir siendo eficaces frente a la evolución de las prácticas fraudulentas.

5.3. Colaborar con expertos

• DPO (Delegado de Protección de Datos) : obligatorio para los organismos públicos y las empresas que tratan gran cantidad de datos sensibles. Desempeña un papel clave de asesoramiento y seguimiento normativo.
• Despachos especializados : pueden acompañar la redacción de políticas internas, la implantación de cartas y formaciones específicas, en particular en sectores muy regulados como la banca, el seguro o las criptomonedas.

6. Perspectivas de evolución

6.1. Nuevas normativas europeas

Las leyes y reglamentos relativos a los datos personales y a la identificación evolucionan de forma constante. Los Estados y la Unión Europea trabajan en nuevas directivas para reforzar aún más la transparencia y la responsabilidad de los actores, en particular en lo que respecta a :

• La identidad digital : nuevas herramientas (carteras digitales, eIDAS) facilitan la identificación en línea, respetando al mismo tiempo la vida privada.
• Las criptomonedas : se preparan nuevas reglas para limitar el anonimato de las transacciones.

6.2. Innovaciones tecnológicas y protección de la privacidad

La blockchain o las soluciones de almacenamiento descentralizado se promocionan a veces para crear sistemas de identidad más seguros y trazables. Existen líneas de investigación para permitir a los usuarios demostrar su identidad o ciertos atributos (edad, nacionalidad, etc.) sin revelar todos sus datos sensibles.

Es probable que en los próximos años surjan procesos de identidad autosoberana (Self-Sovereign Identity), que otorguen a los ciudadanos un mayor control sobre su información.

7. Conclusión

La protección de la identidad y de los datos personales es hoy un reto fundamental para los particulares, las empresas y los reguladores. El RGPD establece el marco general de protección de datos en la UE, mientras que los procedimientos KYC y las obligaciones LCB-FT exigen una mayor rigurosidad para verificar y asegurar la identidad de los clientes.

Los riesgos de incumplimiento son significativos, tanto a nivel financiero como reputacional. Sin embargo, existen buenas prácticas y herramientas : auditoría interna, formación de los equipos, adopción de soluciones de verificación automatizada, etc.

En un contexto legislativo y tecnológico en constante evolución, es esencial mantenerse informado y actualizar regularmente los procesos. Las cuestiones relativas a la identidad y a la protección de datos seguirán cobrando importancia ; por ello, conviene anticiparse y construir una relación de confianza con clientes y socios, fundamentada en una conformidad sólida y transparente.

En resumen, comprender y respetar el RGPD, implantar procedimientos KYC adecuados y cumplir las obligaciones LCB-FT ya no son opciones, sino imperativos. Una estrategia de identidad bien diseñada permite al mismo tiempo proteger a las personas, asegurar a las empresas y construir un entorno digital más fiable para todos.