Vérifier une fiche de paie en ligne : 8 points de contrôle

En France, un bulletin de salaire, ou fiche de paie, est un document fourni par l’employeur attestant du salaire versé au salarié.

C’est un document qui est demandé dans le cadre de multiples démarches, aussi bien administratives que personnelles (en tant que justificatif de ressources pour l’ouverture d’un compte bancaire, la location d’un bien immobilier etc).

Il est donc important de s’assurer que le document qui nous est présenté est authentique et n’a pas été modifié pour « gonfler » les revenus par exemple.

Dès lors, comment vérifier une fiche de paie en ligne ? Réponse dans cet article !

 vérifier une fiche de paie en ligne

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Certaines informations doivent obligatoirement apparaitre et permettent de vérifier une fiche de paie en ligne.

La règlementation évolue régulièrement à ce propos, et les dernières modifications datent du 1er juillet 2023.

La fiche doit mentionner les éléments suivants :

• Nom et adresse de l’employeur (éventuellement la désignation de l’établissement dont dépend le salarié)
• Numéro de la nomenclature d’activité de l’établissement d’emploi (code APE ou code NAF) et numéro d’inscription de l’employeur au répertoire national des entreprises et des établissements (numéro Siret)
• Convention collective de branche applicable au salarié ou référence au code du travail concernant la durée des congés payés et des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail
• Nom et emploi du salarié, sa position dans la classification conventionnelle (niveau ou coefficient hiérarchique)
• Période et nombre d’heures de travail en distinguant les heures au taux normal et les heures supplémentaires (en mentionnant les taux appliqués aux heures correspondantes)
• Nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés au forfait (forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, ou forfait annuel en heures ou en jours)
• Nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n’est pas la durée du travail
• Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales

• Rémunération brute du salarié
• Montant et assietteBase sur laquelle sont appliqués les taux des différentes cotisations et contributions des cotisations et contributions sociales à la charge de l’employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions
• Taux des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié avant déduction des exonérations et exemptions
• Nature et montant des autres versements et retenues (notamment prise en charge des frais de transport domicile-travail)
• Montant effectivement reçu par le salarié
• Date de paiement
• Dates de congé et montant de l’indemnité de congés payés, lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée

• Montant des cotisations de protection sociale réunies au sein de 5 rubriques (santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage)
• Montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales
• Montant total versé par l’employeur (rémunération brute versée au salarié, cotisations et contributions à la charge de l’employeur, déduction faite des exonérations et allégements de charges sociales)
• Montant correspondant à l’évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômages et maladie

• Montant net à payer avant impôt sur le revenu et montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source

• Montant du revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.

• Montant net imposable servant de base au calcul du prélèvement à la source

• Cumul annuel des montants nets imposables servant de base au calcul du prélèvement à la source

• Montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source

• Cumul annuel des montants de l’impôt sur le revenu prélevé à la source

• Montant net des heures complémentaire et/ou supplémentaire exonérées

• Cumul annuel des montant d’heures complémentaire et/ou supplémentaire exonérées

• Mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr, rubrique cotisations salariales
• Mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée
• En cas d’activité partielle, nombre d’heures indemnisées

La première étape pour vérifier une fiche de paie en ligne est de s’assurer que l’ensemble de ces éléments sont présents !

Certaines mentions sont à contrario interdites.

Ces informations concernent l’exercice du droit de grève ou les fonctions de représentant du personnel.

La nature et le montant de la rémunération associés à l’activité de représentation du personnel doivent être mentionnés sur une fiche annexée au bulletin de salaire.

Il revient à l’employeur de l’établir et de la fournir au salarié.

Deuxième étape pour vérifier une fiche de paie en ligne : s’assurer que ces éléments ne sont PAS présents !

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Pour la remise d’un bulletin de paie électronique, l’employeur doit informer le salarié des modalités d’accès à ce document. Le salarié a la possibilité de refuser la réception dématérialisée de sa fiche de paie et doit le notifier à l’employeur.

L’employeur est tenu de conserver un double du bulletin de paie (sous forme papier ou électronique) dans les locaux de l’entreprise pendant une durée de 5 ans.

Au-delà de ces 5 ans, les bulletins de paie peuvent ne plus être directement accessibles au sein de l’entreprise (bien qu’ils ne doivent pas être supprimés pour autant). Dans ce cas, l’employeur doit garantir au salarié la disponibilité de ses bulletins de paie :

• soit pendant une période de 50 ans à compter de leur émission,
• soit pendant 6 ans après le départ à la retraite du salarié.

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Pour vérifier l’authenticité d’un bulletin de paie, il est conseillé de considérer les points suivants :

• Vérifier que l’entreprise existe : Assurez-vous que l’entreprise existe réellement grâce à l’édition d’un avis de situation Sirene de l’Etat par exemple (à l’adresse suivante : https://avis-situation-sirene.insee.fr/), et que les informations sont concordantes avec celles présentent sur la fiche de paie (adresse, SIRET etc).
• Examiner la qualité du document : Les faux bulletins de paie présentent souvent une mauvaise qualité, avec des erreurs d’orthographe, de grammaire ou de mise en page. Ils peuvent également être flous ou sembler avoir été altérés : tout cela peut être repéré assez facilement.
• Vérifier les montants et calculs : Plus long et plus complexe, vérifiez que l’ensemble des calculs sont extacts, ainsi que les montants qui apparaissent sur la fiche de paie. Pour faire simple et aller vite, il suffit de prendre la rémunération brute, de déduire l’ensemble des cotisations salariales pour arriver au net avant impôt. Il faudra alors encore déduire l’impôt sur le revenu pour arriver au net payé. On pourra aussi contrôler les congés payés, cumuls annuels etc.
• Rechercher des irrégularités dans les gains : Si le salaire semble trop élevé pour le poste ou le secteur, ou s’il reste identique chaque mois sans variation, cela peut être suspect.
• Examiner les montants sur la fiche de paie : Des sommes trop « rondes », sans décimales, peuvent constituer un signe d’alerte.
• Vérifier les numéros de sécurité sociale et d’identification fiscale : Si ces numéros sont manquants, incorrects ou ne correspondent pas à l’employé, cela peut indiquer une fraude.
• Confirmer l’emploi : Si possible, contactez l’employeur pour confirmer l’emploi de la personne. On pourra aussi avoir recours aux réseaux sociaux, LinkedIn par exemple si la personne possède un compte. Une incapacité à confirmer l’emploi ou des informations incohérentes avec le bulletin de paie peuvent être des indices de fraude.
• Demander l’avis d’imposition : Si vous le pouvez, sollicitez l’avis d’imposition pour une vérification supplémentaire.

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La fiche de paie est un document régulièrement demandé dans le cadre de démarches administratives ou personnelles en tant que justificatif de ressources (pour la simple location d’un logement par exemple).

Vérifier une fiche de paie en ligne est donc fondamental car les enjeux sont importants en cas de falsification.

Il est possible de le faire « manuellement » mais cela demande du temps et de la minutie, ou il est possible d’utiliser notre service pour extraire toutes les informations importantes d’une fiche de paie fonctionnaire via le code 2d-Doc !

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